ŽIVOTNÍ CYKLUS SMLOUVY

• > První fáze – Evidence smlouvy
  Vytvoření záznamu smlouvy, zobrazování smluv, vyhledávání ve smlouvách, vytváření dodatků či manuální vložení smlouvy (bez nutnosti schvalování)
• > Druhá fáze – Schvalování a připomínkování smlouvy (volitelné)
  Jednotlivá kola připomínkování (s termíny ukončení, možností komentáře, kontrolou přítomnosti přílohy či notifikacemi v rámci schvalování) a možnost delegování připomínkování či podpisu
• > Třetí fáze – Podpis smlouvy
  Finalizace metadat smlouvy, elektronický podpis smlouvy nebo přiložení naskenované podepsané smlouvy
• > Čtvrtá fáze – Ukončení platnosti smlouvy
  Obsahuje notifikace o ukončení platnosti smlouvy, storno smlouvy a storno dokumentu

VŠECHNO NA JEDNÉ OBRAZOVCE

• > Díky panelu Moje práce najde uživatel všechnu svoji agendu týkající se smluv (jako je řešení komentářů, schvalování…) na jednom místě

KONFIGURACE VE SMLUVNÍM PROCESU

• > V aplikaci je definováno několik pozic, které různým způsobem zasahují do procesu schvalování smluv
• > Máme určené následující pozice:
• > Navrhovatel – Je vybrán při vytvoření smlouvy, přijímá nebo odmítá komentáře z připomínkování
• > Připomínkující – Kontroluje smlouvy a v případě potřeby je komentuje
• > Jednatel – Schvaluje nebo odmítá smlouvy
• > Administrátor – Má několik povinností: Spuštění připomínkování, Přeskočení připomínkování, Implementace komentářů, Odeslání připomínek ke schválení, Odeslání smlouvy k podpisu a Označení smlouvy za přijatou

DOKUMENTOVÁ KNIHOVNA

• > Díky jednoduchému ukládání souborů do dokumentové knihovny SharePoint Online přímo v aplikaci mají uživatelé soubory smluv na jednom přehledném místě
• > Mohou si je tedy zobrazit jak v naší aplikaci, tak ve zmíněném SharePoint Online, v Microsoft Teams a v dalších službách

MOŽNOST ELEKTRONICKÉHO PODPISU

• > Podepisování smluv, dodatků a dokumentů nikdy nebylo snazší. Řešení lze napojit na různé poskytovatele elektronických podpisů, včetně těch kvalifikovaných (Signi, DocuSign, Sofa, Adobe Sign...)

POKROČILÉ VYHLEDÁVÁNÍ

• > Vyhledávání podle jednotlivých vlastností záznamu
• > Vyhledávání podle protistrany – i s historickými variantami
• > Vyhledávání smlouvy podle navrhovatele
• > Vyhledávání smlouvy podle typu smlouvy
• > Vyhledávání smlouvy podle statutu

NOTIFIKACE

• > Pomocí inteligentních notifikací jsou uživatelé upozorňováni na dokumenty, u kterých je od nich očekávána akce. Notifikace společně s dalšími součástmi systému napomáhají plynulému průběhu životního cyklu dokumentu.

AUDITING

• > Historie změn záznamů v aplikaci
• > Historie schvalování
• > Historie verzí smluvních dokumentů

VÍCEJAZYČNOST

• > Podpora pro angličtinu a češtinu jako standardní funkčnost
• > Možnost podpory pro dalších 67 jazyků na základě domluvy

VÍCEMĚNOVÉ VYUŽITÍ

• > Aplikace podporuje hodnoty v různých měnách i kurzovní lístek (podle ČNB)