TALXIS
Smlouvy

Aplikace pro kompletní řízení životního cyklu smluv a jejich evidenci.

Přenechte starosti týkající se životního procesu dokumentů aplikaci TALXIS Smlouvy. Pomůže vám se založením smlouvy, jejím připomínkováním, schvalováním i s finálním podpisem. Integrovaná dokumentová knihovna pak slouží jako přehledné místo pro vaše smluvní soubory.


  • Dokonalý
    smluvní proces

    Ať už jde o vytváření, připomínkování či schvalování, naše aplikace je na to připravena. Systém je navržen podle potřeb zákazníků a je možné ho nadále modifikovat.

  • Detailní
    evidence záznamů

    Modul má také úlohu přehledné kartotéky záznamů smluv, díky které je máte všechny na jednom místě a kde můžete vidět, jak se každá smlouva vyvíjela.

  • Chytré
    vyhledávání

    Díky rozšířenému vyhledávání vždy najdete ten dokument, který potřebujete. Podporujeme vyhledávání podle jednotlivých atributů, protistrany (i podle historických variant protistran), navrhovatele, typu či statutu.

  • Elektronický
    podpis

    Pomocí integrace poskytovatelů elektronických podpisů je možné elektronicky podepisovat smlouvy, což šetří čas všech zúčastněných stran. Akceptaci lze ovšem případně pořád provést i běžným způsobem.

  • Dokumentová
    knihovna

    Samozřejmostí je implementace adresáře pro všechny možné smluvní soubory (ať už se jedná o smlouvy jako takové, jejich dodatky a podobně). Standardně se ukládají na SharePoint Online a jsou tedy dostupné jak z aplikace TALXIS Smlouvy, tak například i v Microsoft Teams.


Životní cyklus smlouvy
Všechno na jedné obrazovce
Konfigurace ve smluvním procesu
Dokumentová knihovna
Možnost elektronického podpisu
Pokročilé vyhledávání
Notifikace
Auditing
Vícejazyčnost
Víceměnové využití

Životní cyklus smlouvy

probíhá standardně následujícím způsobem
  • > První fáze – Evidence smlouvy
    Vytvoření záznamu smlouvy, zobrazování smluv, vyhledávání ve smlouvách, vytváření dodatků či manuální vložení smlouvy (bez nutnosti schvalování)
  • > Druhá fáze – Schvalování a připomínkování smlouvy
    (volitelné) Jednotlivá kola připomínkování (s termíny ukončení, možností komentáře, kontrolou přítomnosti přílohy či notifikacemi v rámci schvalování) a možnost delegování připomínkování či podpisu
  • > Třetí fáze – Podpis smlouvy
    Finalizace metadat smlouvy, elektronický podpis smlouvy nebo přiložení naskenované podepsané smlouvy
  • > Čtvrtá fáze – Ukončení platnosti smlouvy
    Obsahuje notifikace o ukončení platnosti smlouvy, storno smlouvy a storno dokumentu

Všechna úkoly uživatele na jedné obrazovce

  • > Díky panelu Moje práce najde uživatel všechnu svoji agendu týkající se smluv (jako je řešení komentářů, schvalování…) na jednom místě

Konfigurace rolí schvalovatelů ve smluvním procesu

  • > V aplikaci je definováno několik pozic, které různým způsobem zasahují do procesu schvalování smluv
  • > Máme určené následující pozice:
    • > Navrhovatel – Je vybrán při vytvoření smlouvy, přijímá nebo odmítá komentáře z připomínkování
    • > Připomínkující – Kontroluje smlouvy a v případě potřeby je komentuje
    • > Jednatel – Schvaluje nebo odmítá smlouvy
    • > Administrátor – Má několik povinností
      • > Spuštění připomínkování
      • > Přeskočení připomínkování
      • > Implementace komentářů
      • > Odeslání připomínek ke schválení
      • > Odeslání smlouvy k podpisu
      • > Označení smlouvy za přijatou

Dokumentová knihovna

  • > Díky jednoduchému ukládání souborů do dokumentové knihovny SharePoint Online přímo v aplikaci mají uživatelé soubory smluv na jednom přehledném místě
  • > Mohou si je tedy zobrazit jak v naší aplikaci, tak ve zmíněném SharePoint Online, v Microsoft Teams a v dalších službách

Možnost elektronického podpisu

  • > Podepisování smluv, dodatků a dokumentů nikdy nebylo snazší. Řešení lze napojit na různé poskytovatele elektronických podpisů, včetně těch kvalifikovaných (Signi, DocuSign, Sofa, Adobe Sign...)

Pokročilé vyhledávání

  • > Vyhledávání podle jednotlivých vlastností záznamu
  • > Vyhledávání podle protistrany – i s historickými variantami
  • > Vyhledávání smlouvy podle navrhovatele
  • > Vyhledávání smlouvy podle typu smlouvy
  • > Vyhledávání smlouvy podle statutu

Notifikace

  • > Pomocí inteligentních notifikací jsou uživatelé upozorňováni na dokumenty, u kterých je od nich očekávána akce. Notifikace společně s dalšími součástmi systému napomáhají plynulému průběhu životního cyklu dokumentu.

Auditing

  • > Historie změn záznamů v aplikaci
  • > Historie schvalování
  • > Historie verzí smluvních dokumentů

Vícejazyčnost

  • > Podpora pro angličtinu a češtinu jako standardní funkčnost
  • > Možnost podpory pro dalších 67 jazyků na základě domluvy

Víceměnové využití

  • > Aplikace podporuje hodnoty v různých měnách i kurzovní lístek (podle ČNB)
Zobrazit ceník