TALXIS
Smlouvy

Aplikace pro kompletní řízení životního cyklu smluv a jejich evidenci.

Přenechte starosti týkající se životního procesu dokumentů aplikaci TALXIS Smlouvy. Pomůže vám se založením smlouvy, jejím připomínkováním, schvalováním i s finálním podpisem. Integrovaná dokumentová knihovna slouží jako přehledné místo pro vaše smluvní soubory.


  • Efektivní smluvní proces

    Aplikace umožňuje vytváření, připomínkování i schvalování smluv. Je spolehlivě navržena na základě potřeb zákazníků a lze ji nadále modifikovat.

  • Detailní evidence záznamů

    Detailně vedené záznamy vytváří v modulu přehlednou kartotéku smluv. Ty jsou tak dostupné na jednom místě, i se svým historickým vývojem.

  • Chytré vyhledávání

    Díky rozšířenému vyhledávání vždy najdete ten dokument, který potřebujete. Podporujeme vyhledávání podle jednotlivých atributů, protistrany (i podle historických variant protistran), navrhovatele, typu či statutu.

  • Elektronický podpis

    Integrace elektronických podpisů umožňuje smlouvy podepisovat efektivně a rychle, což usnadňuje proces schvalování, přičemž tradiční metody podpisu zůstávají stále dostupné.

  • Dokumentová knihovna

    Samozřejmostí je implementace adresáře pro všechny možné smluvní soubory (ať už se jedná o smlouvy jako takové, jejich dodatky a další).


ŽIVOTNÍ CYKLUS SMLOUVY
VŠECHNO
NA JEDNÉ OBRAZOVCE
KONFIGURACE
VE SMLUVNÍM PROCESU
DOKUMENTOVÁ KNIHOVNA
MOŽNOST ELEKTRONICKÉHO PODPISU
POKROČILÉ VYHLEDÁVÁNÍ
NOTIFIKACE
AUDITING
VÍCEJAZYČNOST
VÍCEMĚNOVÉ VYUŽITÍ

ŽIVOTNÍ CYKLUS SMLOUVY

  • > První fáze – Evidence smlouvy
    Vytvoření záznamu smlouvy, zobrazování smluv, vyhledávání ve smlouvách, vytváření dodatků či manuální vložení smlouvy (bez nutnosti schvalování)
  • > Druhá fáze – Schvalování a připomínkování smlouvy (volitelné)
    Jednotlivá kola připomínkování (s termíny ukončení, možností komentáře, kontrolou přítomnosti přílohy či notifikacemi v rámci schvalování) a možnost delegování připomínkování či podpisu
  • > Třetí fáze – Podpis smlouvy
    Finalizace metadat smlouvy, elektronický podpis smlouvy nebo přiložení naskenované podepsané smlouvy
  • > Čtvrtá fáze – Ukončení platnosti smlouvy
    Obsahuje notifikace o ukončení platnosti smlouvy, storno smlouvy a storno dokumentu

VŠECHNO NA JEDNÉ OBRAZOVCE

  • > Díky panelu Moje práce najde uživatel všechnu svoji agendu týkající se smluv (jako je řešení komentářů, schvalování…) na jednom místě

KONFIGURACE VE SMLUVNÍM PROCESU

  • > V aplikaci je definováno několik pozic, které různým způsobem zasahují do procesu schvalování smluv
  • > Konkrétně jde o:
  • > Navrhovatele – Je vybrán při vytvoření smlouvy, přijímá nebo odmítá komentáře z připomínkování
  • > Připomínkujícího – Kontroluje smlouvy a v případě potřeby je komentuje
  • > Jednatele – Schvaluje nebo odmítá smlouvy
  • > Administrátora – Má několik povinností: Spuštění připomínkování, Přeskočení připomínkování, Implementace komentářů, Odeslání připomínek ke schválení, Odeslání smlouvy k podpisu a Označení smlouvy za přijatou

DOKUMENTOVÁ KNIHOVNA

  • > Díky snadnému ukládání souborů do dokumentové knihovny SharePoint Online přímo v aplikaci mají uživatelé soubory smluv snadno dostupné na jednom místě
  • > Mohou si je tedy zobrazit jak naší aplikaci, tak i ve zmíněném SharePoint Online, v Microsoft Teams a v dalších službách

MOŽNOST ELEKTRONICKÉHO PODPISU

  • > Podepisování smluv, dodatků a dokumentů nikdy nebylo snazší. Řešení lze napojit na různé poskytovatele elektronických podpisů, včetně těch kvalifikovaných (Signi, DocuSign, Sofa, Adobe Sign...)

POKROČILÉ VYHLEDÁVÁNÍ

  • > Vyhledávání podle jednotlivých vlastností záznamu
  • > Podle protistrany – i s historickými variantami
  • > Vyhledávání smlouvy podle navrhovatele, typu smlouvy či statutu

NOTIFIKACE

  • > Pomocí inteligentních notifikací jsou uživatelé upozorňováni na dokumenty, u kterých je od nich očekávána akce. Notifikace společně s dalšími součástmi systému napomáhají plynulému průběhu životního cyklu dokumentu.

AUDITING

  • > Historie změn záznamů v aplikaci, schvalování či verzí smluvních dokumentů

VÍCEJAZYČNOST

  • > Podpora pro angličtinu a češtinu jako standardní funkčnost
  • > Možnost podpory pro dalších 67 jazyků na základě domluvy

VÍCEMĚNOVÉ VYUŽITÍ

  • > Aplikace podporuje hodnoty v různých měnách i kurzovní lístek (podle ČNB)
Zobrazit ceníky